一個功能強大的軟體, 是需要時間去了解的 ! 請你先將傳統的先建產品檔的觀念拿掉 ! 多看這個流程幾遍 ! 就會了解什麼是即時整合 ! 可以節省你多少時間 !!
現在就以輸入一份 P/I 來介紹作業的流程: [如何輸入一份P/I 請上我們的網站: https://www.spgroup.com.tw 去看. 或在系統裏的操作說明去看 !! 你也可以直接到 C:\EXPMCHT\EXPLAIN 中去打開 MAKEQTPI.MHT 檔, 縮小到工具列, 這樣就可一面操作一面看 !
1.
系統會要求你輸入P/I 編號及客戶簡名. [客戶簡名] 要與 [客戶名錄] 中的簡名一樣, 可以先建好 !
2.
系統會到 [客戶名錄] 找該客戶的姓名地址國家交易條件嘜頭…調入P/I記錄檔. [只會調用一次, 不會回灌]
3.
輸入該
P/I 所要用的匯率, 運費[1材或1CBM], 保險費率…..[以後可以從 [官票記錄查詢] 中修改 ! ]
4. 完成P/I紀錄後開始正式輸入產品編號找資料..
5. 系統會根據你輸入的編號 1. 到產品總擋去看有沒有建檔, 如果有就調出品名, 廠牌型式年分 2. 到總擋所存的五家工廠去找各家工廠的最高價,最低價, 最近價, 報價日期, 各工廠的工廠產品編號. 3. 到客戶檔去找該客戶的最高價, 最近價, 日期, 客戶要用的客戶產品編號, 品名, 該客戶最後一次跟你買這個產品的訂單號碼及成交價. 將這些資訊調上螢幕供參考及選擇.
如果沒有, 那這些資訊就都是空白. 就表示這個編號需要你去輸入產品的基本資料如品名型式工廠代碼, 成本…..等等
6. 編輯完成後系統會做下列動作:
a. 將資料存到 P/I. [全部存入 P/I 檔]
b. 將相關資料存到客戶檔, 國家檔.[P/I中的 [工廠代碼], [報價成本>0], [報價>0] 只要有一個有填就會整合]
c. 將相關資料存到工廠擋 [P/I 中的[工廠代碼] 的欄位如果沒填上, 就不灌到工廠檔 !
d. 將相關資料存到報價歷史紀錄檔.[P/I 中的 [數量>0], [報價>0] 只要有一個有填就會整合]
e. 將相關資料反灌到產品總擋整合.[只要有產品編號(原廠編號)和公司編號 就會將此筆資料灌進總資料庫[產品檔], 如果你的產品檔已經有這筆資料了, 就只整合五家工廠的資料. 如果沒有, 就在產品檔中加一筆資料. 當然加進去的這筆資料可能是不完整的 ! 當你有了完整的資訊時, 就可以將 P/I 資料編輯畫面下方的 [廠牌品名 不以此比取代] 點成 [廠牌品名 以此比取代], 這樣就會將你產品檔的資料更正了 ! 至於五家工廠的資料, 產品檔[總資料庫]中只有五家工廠的代碼及部分價錢, 實際上在你輸入資料時, 系統是到每一家工廠檔中去調用的. 這樣你才能看到每家工廠即時的廠價. 至於五家工廠是如何分配的. 1. 當五家工廠代碼都不一樣時, 第一個工廠代碼存的是最高價的. 第五家工廠存的是最低價的, 第四家是第二低的, 第三家是第三低的, 第二家是第四低的 !!! 2. 當五家工廠還沒有都不一樣時, 只要工廠的報價>0, 就會安排到適當的位置 ! ]
f. 當然會不會存到上述的檔案是有條件的. [如上述]
7. 如此就完成了一筆資料的輸入 同時也整合到各資料庫了. 有了 P/I 就可以跟工廠去詢價了. 記得要輸入 [工廠代碼] 的欄位, 才知道要跟哪家工廠詢價 ! 工廠代碼要跟工廠名錄裏的代碼一樣, 才會印工廠的名稱地址 !
8. 輸入時未完成的[也許還不知道]項目. 經過修改的程序就完成了一份完整的 P/I. 也同時將這些資訊有條件的反灌回各資料庫.
9.
這就是所謂的不用建產品檔就可以打 P/I
或 報價單.
10. 一張P/I 經客戶確認以後就成了一張訂單. [我們系統的 P/I 是一個獨立的檔案, P/I 完成了就不用再打 PO 了 !]
就可以下訂單給工廠. [訂單資料印表, 轉EXCEL, 轉 PDF]
a.
你在打 P/I 時有輸入工廠代碼, 下訂單時就會依據工廠代碼來下不同工廠的訂單 !
b.
各工廠附註條件可能不同, 你可以在工廠名錄中對這些工廠的附註條件預先做好供調用再做編輯. [系統下訂單時, 會先到工廠名錄中去找這個工廠代碼是否有該工廠的附住條件 ! 沒有的話才會去工廠名錄中找 GENERAL 這個代碼的附註條件 ! 如果都沒有, 那就只能都是空白了 !
c.
本系統的訂單都會顯示是 P/I 的第幾筆資料. 是為了裝船出貨及支付貨款時清清楚楚的連結. 也有時客戶在一張多項目訂單中同樣的產品訂了兩次. 以編號來找永遠找不到第二個
d.
下訂單的工廠折扣, 營業稅率附註條件都可在下單時修改.
11. 下完訂單當工廠傳來了裝箱明細, 就要製作裝箱單. 本系統是由裝箱單產生 INVOICE 的, 不是由 P/I 選項去產生裝箱單及INVOICE的. 因為裝箱單才是這批貨中最正確的數量, 材積, 重量. 其中有些 SKD, CKD 的ITEM. 在裝箱單裏面有但是 P/I 裏面是沒有的[零件分裝, 多樣多箱]. 這種是無法由 P/I 選項去做出裝箱單的. 這裏無法解決, 那後續的應收應付就不會正確了.
a. 本系統的一張訂單可以安排到出 9 批貨. 我們有做過最多出 18 批貨的CASE
b.
本系統的一張裝箱單[一批貨]可以容納同一客戶無限張訂單的貨.
c. 本系統的裝箱單可以幾張裝箱單合在一起報關出貨, 例如 3 個櫃子合在一起報關, 做一套文件. 但要給客戶每個櫃子的 PACKING 及 INVOICE, 那我們就先分別做三個櫃子的 PACKING 及 INVOICE. 然後用合併出貨的功能[不用再打]做成一套三個櫃子的 PACKING 及 INVOICE 就可以了. 因為系統有 4 張 PACKING LIST 可以供你做單據. 甲乙兩地報關後做成一套文件也可用此種方式作業.
12. 出貨後的付款作業也是以PACKING LIST 為準. 像上述的 3 個櫃子, 你可以一個一個櫃子來算, 也可以三個櫃子一起來算.
13. 當做 PACKING LIST 時, 系統是會自動去撿查 P/I 中可以出貨的數量的. 當然未出貨[BACK ORDER]就是沒有做過 PACKING 的部份.
上述就完成了一張 P/I 從接單到出貨的基本流程. 您應該可以看出這個檔案有關連到的部門及串接的方式. 應該不是套裝軟體的一個一個拆開的模組可以解決的. 我們是以實務起家的, 沒有受到資訊系的毒害. 我是知道要有甚麼結果才寫程式去完成所要的結果.
我們系統產品擋, 工廠擋, 客戶擋, 國家擋, P/I, 報價單, 裝箱單, 報價歷史紀錄擋, 成交歷史紀錄擋…….都是個獨立的檔案 ! 目的是防止將大量的資料表放在同一個資料庫時萬一損害就停擺 !
馳譽企業有限公司 敬上